Utveckling är sällan något som sker över en natt, så inte heller hos oss. Vi har under det senaste året arbetet med att justera och bestämma hur vi bäst jobbar med vår projekteringstjänst. Nu har vi kommit till flera insikter som gör att vi förändrar produkten i grunden. Det har varit svårt att på ett enkelt sätt beskriva processen, övergripande ja, men innehållsmässigt nej. Einstein lär ha sagt att om inte något går att beskriva enkelt, så kan man det inte tillräckligt bra. Han har nog helt rätt i det.
Början
För nära två och ett halvt år sedan började vi jobba med en tanke om att alla projekt måste gå genom en initial process som innebär definiering, beslutande och planering. Jag har valt att kalla det projektering. Förlagan kommer från det amerikanska systemet ”pre-construction”. Där är systemet något mer utvecklat, men trots det inte standard för utförare. Jag kom i kontakt med systemet via min amerikanska mentor, Shawn Van Dyke. Utifrån hans idéer så skapades en grund till tjänsten, och jag började så smått att sälja in den till kunderna. Inte alla gick igenom processen, och inte alla projekteringar blev så detaljerade som önskat, det var dock ett något att bygga ifrån.
Det tog inte allt för lång tid innan jag började inse att systemet fungerade, och att det var nödvändigt att låta alla kunder gå via systemet. Det svåra för mig var att bryta cykeln av att lämna pris på projekt utan projektering och istället sälja vår tjänst. En tjänst som var okänd, och som ingen annan sålde in. Svaren var ofta att ”vi får ju gratis offerter av andra”. Trots att jag försökte motivera tjänsten med att ”hur vet du att alla räknar på samma saker, hur kan du jämföra olika offerter” så fick vi ett svalt mottagande från en del kunder.
Sedan hände något, vi fick mer och mer respons på tjänsten. Fler blev intresserade och allt eftersom jag blev bättre på att beskriva fördelarna med processen så signerades fler och fler avtal. För ett år sedan signerades åtta avtal inom loppet av två månader.
Detta blev också starten för nästa utmaning, hur skulle vi jobba internt med tjänsten? Förut hade jag gjort allt själv, ritat, konstruerat, räknat och skrivit. Nu började arbetsbördan bli för stor – så vi tog in vissa konsulter till delar av tjänsten. Eftersom vi inte hade en tydlig intern plan på hur projekteringen skulle flöda, var det också svårt för mig att beställa och konsulterna att leverera det efterfrågade underlagen. Så snart var allt arbetet tillbaka på mig. I kombination med att jag även hanterade stora delar av övrig verksamhet i företaget, blev kvalitén lidande. Även tiden från svar till färdig produkt blev orimligt lång. Det ledde till att jag startade en väntelista för projekteringar, samt en inte signerade några nya avtal. Det var helt enkelt för mycket att ta igen.
Under hösten 2019 fokuserade vi på att hitta ytterligare resurser för utförande av projekt. Vi tog in underentreprenörer som genom samarbeten skulle utgöra bemanning på arbetsplatserna. Tyvärr fungerade dessa samarbeten inte och vi fick inte den leveransen som vi förväntade oss.
Analysen
Jag började därför analysera processen. Vad var det någonstans som det gick fel, och varför lyckades vi inte köpa de tjänster vi behövde, eller få den leverans som vi förväntade oss? Jag började granska handlingarna som vi jobbade utifrån, och tog hjälp för att titta på dem från ett annat perspektiv. Ett där inte jag var med i bilden. Resultatet var att det underlaget som jag tog fram i många hänseende räckte för att beskriva projekten för beställaren, och som underlag för kommunerna i bygglovsärenden, men var långt ifrån tillräckliga för att någon skulle kunna sätta sig in i projektet på den detaljnivå som behövs för att faktiskt bygga på plats. Till det så märkte jag att jag inför varje projekt fortfarande ”uppfann” rutiner. Jag hade en grundstruktur för processen, ett antal kontrollpunkter och några checklistor. De var dock övergripande och uppdelade i väldigt många steg. Det hela blev väldigt rörigt.
Insikten
I början av 2020 åkte jag tillsammans med företagets kamrer till USA, närmare bestämt Las Vegas och den internationella byggmässan. Det är tredje gången jag besöker mässan. För mig är det ett tillfälle för utveckling och inspiration. Det finns otroligt mycket att se, och en hel del att uppleva på en mässa av den här storleken. Men också en möjlighet att koppla bort det vanliga, det dagliga och fokusera på utveckling. Någonstans i de samtalen och möten som jag hade under veckan i USA började saker falla på plats. En del mentala knutar löstes upp och det blev självklart hur jag skulle komma vidare. Så här i efterhand känns det väldigt enkelt, självklart. Men för en månad sedan var det otroligt svårt. Nära oöverkomligt.
Framtiden
Så började jag då ändra radikalt i systemet, göra det nättare, enklare och mer överskådligt. Istället för sju steg är det nu tre skeden. Istället för oräkneligt antal undergrupper är det tre fokusområden till respektive skede. Nu är processen greppbar igen och jag kan förklara den på ett enkelt sätt, för alla. Nu när jag har fått grunden på plats, det som syns utåt, kan jag fortsätta och göra flödesscheman med kontrollpunkter utifrån skedena – det som är vår interna karta. Jag gör samtidigt om debiteringsmodellen, mer fast och enklare att förstå. Samt avtalsmodellerna – nu finns det bara två, en totalentreprenad som innehåller allt från början, och ett projekteringsavtal med option på byggnation. Den senare kan vara ett alternativ när det inte från början är klart om åtgärden faktiskt får lov eller inte. Och den som väljer totalentreprenad för såklart förtur i schemaläggningen.
Inte färdigt än…
… för det kommer att ta tid att implementera alla förändringar. Men för varje projektering som jag påbörjar kommer någonting att uppdateras, justeras eller bara designas om. Grunden är så tydlig nu att det är otroligt. En frihetskänsla. Äntligen.
Det innebär även förändringar i organisationen. För oss som jobbar här. Vi behöver hitta nya sätt att arbeta, organisera oss, och driva våra uppdrag. Resurser är alltid en utmaning. Vi har många duktiga hantverkare inom flera olika yrkeskategorier som jobba med oss – det vi finner mest utmanande är att hitta duktiga snickare, allt från grov till finsnickare. Nu när saker börjar bli tydligt, och jag börjar få klarhet i vad vi behöver för underlag internt, kan vi med större självförtroende öka ansträngningarna att rekrytera och utbilda medarbetare till vårt företag. För styrkan ligger i gemenskapen. I laget. Alla har något att tillföra, alla kan alltid lära sig något nytt, det gäller bara att vara öppen för förändring.
