Förväntningarna finns hos oss båda – ska vi prata om dem?

Ett av det största problemen, som vi har identifierat, när det kommer till upphandlingen av hantverkstjänster är hur kommunikationen av förväntningar sker mellan entreprenör och beställare. För vi har båda två förväntningar, för beställaren handlar det om att få ett resultat som motsvarar visionen och behoven, till en så låg kostnad som möjligt. För entreprenören handlar det om att få betalt för arbetet som utförs, utifrån den nivån av kvalité som utförs. Båda sidor har alltså förväntningar och det är viktigt att vi kan prata om dem.

Redan tidigt i företagets utveckling märkte jag en diskrepans mellan det som beställaren hade visionen av, och det som utfördes. Ofta berodde det på att handlingarna som beställaren lämnade var så generellt utförda att det lämnade öppningar för tolkning. I de här fallen var vi oftast en av flera utförare som skulle lämna ”offert” på projektet. Jag skriver ”offert” eftersom det snarare var en ren gissning utifrån ett väldigt generellt underlag. För mig handlade det om att försöka ta reda på vad beställaren verkligen ville ha, alltså, vad de såg framför sig. Genom att lägga ner lite tid på att reda ut detta – och obetänkt få fram de riktiga förväntningarna kunde jag lämna en ”offert” som var mer i linje med vad de faktiskt ville ha. Tyvärr innebar det också att vi i de allra flesta fallen inte fick genomföra projektet – hur väl jag än motiverade och beskrev innehållet. Det var alltid någon som lovade precis samma sak, för mindre pengar.

Ur den här realiteten föddes tankarna om att göra ett ordentligt arbete före kostnadsberäkningen, det vi idag kallar projektering. Systemet med projektering har vi tagit fram själva, i alla fall i den formen som vi säljer den. Syftet är att gå igenom förväntningar, behov och ekonomi, innan projektet påbörjas och prissätts. Genom att titta på allt detta kan vi se om projektet är realistiskt eller inte. Även om det inte är vad beställaren vill höra, så är det bra att få den informationen innan byggnationer påbörjas. Då finns möjligheten att avstyra, justera eller förändra utifrån ekonomiska förutsättningar.

Ja, oftast så fick inte beställaren det de ville ha. Vid mer än ett tillfälle har jag fått till mig att de blev inte nöjda och i efterhand ångrat att de inte valde oss. Hade det blivit bättre med oss? Inte alltid. Det hade dock funnits en högre grad av realism i projektet – och det hade varit känt från början vad som gäller och vad som är viktigt.

Hur blir det då såhär? Om vi tittar på det ur beställarens synvinkel så måste det finnas ett förtroende för leverantören. Det är ju faktiskt företag som säljer sina tjänster och ofta har de olika typer av certifikat eller godkännanden. Det i sig betyder dock inte att arbetet utförs på rätt sätt. Ett av de vanligaste fallen är våtrum och tätskikt. Oavsett vilka rekommendationer som följs, och de skall följas av företag som är certifierade, så är det inte svårt. De är inte för många och de är väldigt tydligt beskrivna i regelverket. Däremot är det inte upp till beställaren att hålla reda på om det följs eller inte – det förväntas. Ändå är det många, och då menar jag många, som slarvar och inte följer de enklaste rekommendationer. Risken är då att, i det här fallet, badrum förverkas för tidigt. Att det uppkommer läckage som inte går att ordna på annat sätt än att delar av rummet behöver tas upp och göras om. Även om del lagningar har blivit aktuella på senare tid är det inte alltid som skadorna upptäcks i tid.

Ett annat exempel är tak. För att en takläggare, som lämnar det lägsta priset, ska tjäna pengar måste arbetet gå snabbt. Det finns inga marginaler för att det går fel eller uppstår något längs vägen. Det betyder att tempot är högt och kvalitén blir ofta lidande. Inte alltid, då det går att göra saker effektivt, det brukar dock inte vara förenligt med lågt pris. Hur gärna någon vill att det skall vara så.

Varför lämnar då entreprenörerna ett lågt pris? Det kan vara allt mellan stressen kring att inte har några arbeten till att inte tro på sin tjänst. Huvudsakligen är det dock inte personer som är företagsledare som driver mindre hantverksföretag. Även om någon är en riktigt bra hantverkare betyder det inte att de är bra på att driva företag. Det är oftast där problemen uppstår. Att driva företag är vida skilt från att vara anställd, det upptäcker många snabbt. Istället för att jobba 40 timmar i veckan blir det arbete nära dygnet runt och även helger. Och det är mycket att hålla reda på. Att då även vara stressad över att inte få in projekt gör inte totalen bättre. Många utförare känner inte att de får möjlighet att leverera det som de gör bäst, för tiden och pengarna räcker inte till. Det har helt enkelt sålt in en tjänst för fel pris och har svårt att leverera detta.

Så är det förstås inte alltid, det finns såklart undantag. Och det är undantagen som gör det annorlunda.

Det går att dela upp utförarna, lite grovt, i tre kategorier:

• Totalentreprenörer som tar på sig allt ansvar och håller i projektet
• Företag med säljare och separat utföraravdelning/underentreprenörer
• Företag som är specialister och drivs av hantverkare

Det finns bra och dåliga företag i alla kategorier, det gäller dock att känna till skillnaderna och vad som kan förväntas av respektive företag.

Den här entreprenören tar ansvar för hela projektet, det innebär att den tar fram alla handlingar och lov som krävs för projektet före uppstart, och därefter håller i projektledning och utförande. Samt, och det här är viktigt, tar arbetsmiljöansvaret från byggherren (normalt beställaren). En totalentreprenad är normalt sett den modellen som kostar med, och har mest värde för beställaren. Entreprenören säkerställer att det blir precis som det är överenskommet, gör alla kontroller och ser till att loven följs. Om något blir fel, avseende material, utförande eller lov är det entreprenörens ansvar att tillse att det blir rätt. Det här är en omfattande lösning som är tänkt att täcka totalen.

Tyvärr finns det entreprenörer som inte riktigt vet vad det innebär med totalentreprenad så för dig som beställare är det viktigt att fastställa följande:

• Alltid ha skriftliga avtal som rör omfattningen OCH kvalitén i leveransen
• Tillse att leverantören tar fram egna handlingar avseende utseende och konstruktion, eller godkänner och tar ansvar för de handlingar som ni eventuellt lämnar till dem
• Specifikationer på material som ingår (så som inredning och ytskikt) före avtal om byggnation tecknas
• Ha skriftligt underlag på att entreprenören tar över arbetsmiljöansvaret från byggherren

Här är det normalt företag som är riktade på en del av huset, till exempel kök, badrum, uterum eller garage. Här köps oftast en färdigpackad produkt som sedan skall appliceras på det befintliga utrymmet. Oftast är det små möjligheter till förändringar och anpassningar. Sällan sker några noggrannare kontroller av det befintliga utrymmet, och säljaren kan lova för mycket – mest för att få affären i hamn. Övergången till dem som utför är ofta dålig och inte allt som säljaren har lovat kommer med till utförarna. Igen, det finns undantag och det är dem ni vill hitta.

För att säkerställa att det blir rätt så kan ni tänka på följande:

• Se till att anteckna eller spela in allt som ni kommer överens om med säljaren, och skriv ner/skicka till denne innan ni sluter avtal. Vill de sluta avtal direkt ska ni se till att det finns tillägg med allt som är överenskommet i avtalet.
• Diskutera arbetsmiljön, och få säljaren att gå med på att ta arbetsmiljöansvaret. Få även detta skriftligt.
• Be säljaren beskriva hur anslutning till befintliga system skall utföras och se till att de tar ansvar även för den delen genom att föra in det skriftlig i avtal.

Som ni märker är det absolut viktigaste att få med allt skriftligt. Det finns många som kan prata om problemen och minimera dessa – och när de väl står där och inte har en lösning så läggs det ofta på beställaren.

Detta kan röra sin om snickare, elektriker eller VVS företag. Arbeten kan handla om mindre, från några timmar, till större som sträcker sig över veckor. Eftersom det ofta är mindre företag med ledare som även är hantverkare är det viktigaste att skapa en relation till personen. En relation skapas dock inte under ett projekt på några timmar, så det är viktigt att tidigt förstå hur företaget arbetar och vad de är bra på. Här kan ni fråga, prata med utföraren, om vad de behöver för att utföra arbetet och vad det innebär för er. Se även till att företaget använder någon form av avtal som berör de vanligaste punkterna. Det finns ett formulär som heter Hantverksformuläret, och det finns även mer information om hur du bör tänka inför anlitandet av hantverkare på Konsumentverkets hemsida.

För att ni inte ska känna att ni behöver ta reda på allt om bygg, så rekommenderas att ni anlitar en besiktningsman, eller annan kunnig byggkonsult till ert projekt. Detta kan även vara vettigt att ha vid en totalentreprenad – i det fallet att ni inte har helt förtroende för entreprenören. Vissa moment kan vara särskilt viktiga, till exempel vid byggnation av badrum. Här är det vettig att ta in en person som utför en trestegs-besiktning och tittar på alla stadierna – så att entreprenören följer sina egna rekommendationer.

I vissa fall kräver kommunerna att det finns en KA angiven i byggprojekt. En bra kontrollansvarig gör kontroller på plats och har ett kontakt med byggentreprenören över projektets gång. Tyvärr är det många KA som enbart sitter på ett kontor och bockar i rutor – utan att göra några riktiga kontroller. En bra KA skall även kunna vara stöd till er som beställare. Dock sträcker sig inte rollen lika långt som en besiktningsmans, även om en KA kan göra vissa iakttagande.

Det är mycket att hålla reda på, det är därför viktigt att hitta rätt entreprenör för just ert projekt. Prata med entreprenören, ställ kluriga frågor och känn efter om det finns ett förtroende. Det måste kännas bra och ni måste kunna lita på entreprenören för att projektet skall lyckas. Det är många gånger alldeles för mycket pengar på spel för att det skall vara värt att testa sig fram. Ta reda på så mycket om entreprenören som möjligt innan ni anlitar dem – och om det är ett projekt över 200 000 kr, fundera på att använda totalentreprenad. Det ger mer värde i slutändan.

Vi hjälper våra kunder med projekteringar som en del av vårt arbete med totalentreprenader. I det arbetet tar vi, som ett första separat steg, fram en kostnadsbedömning utifrån era beskrivningar och förväntningar. Vi skissar även upp förslag på hur projektet kan komma att tänkas se ut. Allt för att ge er en uppfattning om vad som krävs för att nå målet. Är ni intresserad så kontakta oss så berättar jag mer!