Kostnaderna bakom att driva ett företag

Det är många som undrar varför det kostar så mycket att bygga, renovera och underhålla. Därför tänkte jag redogöra för några av de förhållanden som bidrar till kostnaderna. Det här är utifrån vår verklighet, det finns såklart andra modeller och omständigheter, många av faktorerna är dock lika överlag för företag. Vi tog upp en del av dessa redan i inläggen avseende prishöjningen för 2024, läs gärna den med för mer info.

Vi delar upp kostnaderna i tre delar:

1. Företagets ”grund” kostnader
2. Personalkostnader, inklusive pension och försäkringar m.m.
3. Vinst och fonderingar

Med företagets ”grund” kostnader menar vi kostnaderna som företaget har, oavsett om vi har verksamhet igång eller inte. Alltså fasta kostnader som inte förändras särskilt från månad till månad. Detta innefattar i stort dessa poster:

• Företagsgemensamma kostnader, så som arbetstid för administration, planering och ledning m.m.
• Företaget förskärningar avseende allrisk och ansvar.
• Kostnader för företagets fordon, samt underhåll av dessa inklusive drivmedel, försäkringar, trängselskatt, fordonsskatt samt körjournal.
• Verktyg och förbrukningsartiklar, handverktyg och maskiner, underhåll av dessa samt inköp av förbrukningsdetaljer. Försärkingar och fondering för stölder.
• Kostnad för ekonomiarbete, redovisningstjänster samt revision.
• Kostnader för IT-system, affärssystem, hemsida samt kostnaden för arbeten med dessa.
• Kostnader för företages lokaler, förråd och andra utrymmen som behövs för den dagliga driften.
• Förbrukningsartiklar kopplade till kontor och administration samt arkivering av vissa dokument enligt lag.

Trots att vi är ett litet företag så har vi behov av vissa grundfunktioner. Hur lite vi än vill ha ett lager är det nödvändigt att kunna förvara saker någonstans mellan projekten. Hur försiktiga vi än är behöver vi förskärningar och vi måste kunna ta oss hem till våra kunder – så något typ av fordon behövs, med allt vad det innebär. Bokföring och revision är lagstiftat, så det måste vi ha. Verktyg slits och behöver lagas/ersättas/kompletteras med. Och så behöver någon hålla ihop skutan, tillse att allt sker och händer. Det som kallas administration. I det göms många arbetsuppgifter, vissa mer prioriterade än andra och föränderliga över tid. Den här stora klumpen förändras ganska lite från månad till månad varför vi kallar den för grundkostnaden, i andra fall kallat overhead kostnad.

Kostnaden för personal är inte heller rörlig från månad till månad, i stort. Här handlar det om dels lönekostnaden vilket även omfattar skatter och pension. Den omfattar även försäkringar som är individbundna samt de försäkringar och extra pensionsavsättningarna som kollektivavtalet föreskriver. I kollektivavtalet finns även villkor för arbetstidsförkortning och helgdagsersättningar som ökar lönekostnaderna.

Något som ytterligare tynger denna post är sjuklönekostnader. Andra typer av frånvaro som vård av barn och föräldraledighet står staten för, här påverkas enbart företaget negativt genom inkomstbortfall. Men sjuklönekostnaden ligger på företaget de första 14 dagarna, förutom den första karensdagen som är obetald. Det betyder att om en person är sjuk under 5 dagar så förlorar företaget intäkten för samtliga dagar, och betalar 80% av lönen övriga dagar. I perioder är detta värre och andra bättre – det skiljer även från år till år beroende på hur trenderna går. För 2023 hade vi 418 sjuk-timmar, vilket leder till minskad intäkt på totalt 210 000 kr. Det är mycket pengar för ett litet företag att hantera.

Här ska tilläggas att staten genom försäkringskassan ersätter en del av denna kostnad, det kalla ersättning för höga sjuklönekostnader. Det är förstås en liten lättnad, dock är det fortfarande en stor börda som ligger på företaget. I slutändan måste denna kostnad beräknas på den totala lönekostnaden och därefter kan vi göra vårt påslag och bestämma vilket pris vi ska debitera kund.

Här kommer vi till slutklämmen och det som bestämmer de totala påslagen på våra kostnader. För när vi har identifierat kostnaderna vet vi vad det kostar att driva företaget. Nu skall vi bestämma den siffran som vi siktar på för resultatet före skatt, det som brukar kallas för sista raden (men det är egentligen näst näst sista raden). Om vi tittar på vad ett normalt, livskraftigt och tillväxtstarkt företag förväntas ligga på så pratar vi om mellan 10-12% resultat. Det betyder att efter alla kostnader skall det finnas 12% kvar vid årets slut. Vid en omsättning om 5 000 000 kr är det alltså 600 000 kr. Syftet med det beloppet är att återinvestera en del för att utveckla och bibehålla verksamheten över tid och dels betala ut avkastning till aktieägarna som har investerat pengar i företaget.

Det återinvesterade kapitalet kan användas för att klara kostnader under en lågkonjunktur, så att företaget överlever utan att behöva minska på personalen, eller för att utveckla verksamheten under en högkonjunktur och stärka kompetensen och stabiliteten i företaget. Utdelningen till aktieägarna syftar till att ge dem avkastning på det kapitalet som de har lagt in i företaget under uppbyggnaden. De har tagit en risk genom att ge företaget pengar, detta i utbyte mot en avkastning under överskådlig tid. Det skall belönas med en utdelning.

Därtill skall det finns en avsättning till fond för att kunna säkerställa att företaget klarar av att hantera eventuella fel och reklamationer som uppkommer under garantitiden. Den här fonden fungerar som en försäkring för att se till så att företagets resultat på kort sikt inte påverkas negativt om det skulle uppstå ett problem i något av de avslutade projekten.

Så när allt detta är på plats kan vi summera kostnader och summor, och börja göra modeller där vi ser hur mycket vi behöver ta betalt för att täcka alla kostnader och nå de ekonomiska målen. Normalt betyder det att vi har en lägstanivå, en normalnivå och en dröm nivå (utan att för den delen vara orealistiska). Verkligheten brukar vara en kombination av de tre nivåerna över året vilket skapar en helhet som faller ut till önskat resultat. När vi tittar på bruttomarginalen, alltså den behållning vi har per projekt, utan avdrag för företagets ”grund” kostnader, så vill vi ligga på 35%. Det betyder att för ett projekt om 1 000 000 kr så tillfaller 35% företaget. Observera att alla siffrorna även är exklusive moms eftersom det inte kommer företaget till nytta utan går direkt in till stadskassan. Så på 1 000 000 kr så tillfaller 350 000 kr företaget. Utifrån den potten skall ”grund” kostnaderna betalas och därefter ska vinsten räknas hem. Så vill vi ligga på en vinstnivå om 12%, så är det 120 000 kr av de 1 000 000 kronorna. Det betyder att vi har 230 000 kr kvar till ”grund” kostnaderna. Säger vi att dessa ligger på 200 000 kr per månad så har vi en liten pott kvar, såvida vi kan utföra projektet under en månad. Så i detta exempel behöver vi alltså fakturera 1 000 000 kr i månaden, med en bruttomarginal om 35% för att klara våra ekonomiska mål, med en liten buffert. Konsekvent, över året.

Detta är svårt. Särskilt för ett litet företag. Det är högt satta mål, även om det inte borde vara det. I förhållande till rena tjänsteföretag så ligger vi lågt i resultatmålen. Hur det kommer sig att det är mindre värt att bygga det som någon annan ritat vet jag inte, det går in lika mycket kunskap och erfarenhet för att klara av att realisera en plan som att skapa den. Därför bör vi kunna ligga på samma nivå, resultatmässigt. Det skulle dock innebära att det blir mindre byggt.

Oavsett så har vi valt att ligga i framkant vad gäller öppenhet och kvalité. Vi tar oss inte ann projekt som vi inte tror på, och som inte är ekonomiskt lönsamma. Vi kan inte göra det eftersom då når vi inte våra mål. Det är svårt nog att få ett jämnt flöde i projekten över året, och hålla uppe debiteringsgraden (den mängden timmar som vi kan fakturera kund utifrån antalet arbetade timmar). Tar vi ett projekt med lägre ersättning så tappar vi för mycket och kommer inte kunna nå målet. Mindre tillgängliga projekt påverkar situationen med. Även när det är sämre tider så har vi inte råd att ta oss ann projekt mot en lägre ersättning. Det går att argumentera att det det är bättre att ha jobb än inte, och det är inte helt fel. Däremot är risken att det blir en spiral som en aldrig tar sig ur. Och den leder alltid till botten. Det är helt enkelt enbart en fördröjning av det som ändå var oundvikligt.

Det här är min uppfattning kring varför det kostar mycket att bygga (rätt). Många av de här kostnaderna är dolda för dem som köper, och det finns många som inte klarar av att bibehålla långsiktighet i ett företag – eftersom de jobbar enligt en ”standard” som ingen förstår. För låga priser skapar alltid stress, genvägar och dålig kvalité. Det ger yrket och branschen ett dåligt rykte. Det är dock inte hantverkarnas förmåga att göra arbetet rätt som ofta är problemet, det är pressen att göra den på en orimligt tid till ett orimligt pris. Tyvärr är det vi entreprenörer som är skyldiga till detta. Om vi inte hade erbjudit tjänsterna till underpriser, utan att förstå våra kostnader, så hade inte kunderna haft alternativet att ”ta någon billigare”.

Jag hoppas att detta skapar en bättre förståelse för vår prissättning och varför den är så hög, i förhållande till det som kallas ”branschstandard”.